【私心過甚】
︵萬惡淵藪—寒香子的根據地︵Blog分站。↗

如果跟寒某一樣，每個月客戶不盡相同，不想月底月初拼命搜尋客戶名單，可以參考~

本篇筆記：

一．自動匯出正航本月銷售(每月客戶總表) 與整理

二．自動匯出成信封名條。👈👈

看了紀錄資料，原來一年前就在準備寫的這篇...果然拖延症嚴重啊..

有些步驟我會寫的比較詳細，看起來比較多。多做２次就會覺得很簡單很便捷的～👍

本站的宗旨還是那句話--希望這些文章是新手也能依步驟上手的。

如果沒有做過地址名條，會先需要做一個"格式"出來，
這很簡單，並且只需要做一次就能永久使用。

所以不要覺得很麻煩啊~😆

一、製作信封名條表格

１．首先先看你們的地址名條（標籤貼紙）尺寸。

　　並決定是要做直的或橫的。

２．到Ｗｏｒｄ裡開空白Ａ４，畫一個同你的標籤貼紙的表格。

　　例如我就畫一個２x１０格。

　　*一些標籤大廠也有放免費範本在網路上，可以去找找有沒有，例如鶴Ｏ。

　　以下先以［自己做橫式2x10表格］為例。

　　會的可以跳過喔～　

　　２－１．開新檔案，到［版面配置］＞［邊界］＞最下方［自訂邊界］
　　　　　　把４邊邊界調到最小，通常我會設各０．５公分。

　　２－２．同樣在［版面配置］＞［邊界］＞最下方［自訂邊界］
　　　　　　第二頁選項，紙張尺寸設定，把長度寫長一點。
　　　　　　（此處不同版本Ｗｏｒｄ可能不同位置）

　　　　　　這麼做的原因有二，
　　　　　　一是沒設的話會每次列印時都說超出尺寸，還會一直印空白頁。
　　　　　　二是發現目前３６５版本的Ｗｏｒｄ很有問題啊...不讓我拖曳格線到最底。

　　２－３．［插入］＞［表格］

　　　　　　我這裡是沒辦法直接做１０列，所以選到２ｘ８。

　　２－４．滑鼠點到表格外面的箭頭處，按一次Ｅｎｔｅｒ可多一列表格，

　　　　　　如此增加二列，成為２ｘ１０。

　　２－５．盡量把表格上下拉滿跟紙張同高／低。

　　　　　　上面也說了我目前測試３６５版的Ｗｏｒｄ是無法把格線拉到最底，

　　　　　　所以我這紙張有拉長（到３１公分）

　　２－６．拖曳全選表格，或點表格左上十字全選。

　　　　　　鼠標在表格上按右鍵，選平均分配列高。

主要是上下盡量跟貼紙同高，左右２邊沒對到是沒有問題。

每個人做出來可能會有差異（紙張高度和表格高度部分），
此時建議可以先列印並跟標籤貼紙比對看看。

這邊也是設一次就好的，所以浪費幾次列印，日後可以省麻煩。

順道一提，舊版本的Word表格可以做得很漂亮...可能剛用365，我功力不足。
再次提醒可以找網路現成表格..😛

以上做好之後，就是收尾了，把表格修飾一下～

３．全選表格，到［版面配置］選取靠左對齊。

　　避免姓名地址太靠近邊緣沒有印到或被裁切。

４．全選表格，到［常用］選取無框線，避免以後印名條時連格線一併印出。

　　如果還是想看格線，可以選表格，按［版面配置］＞［檢視格線］

　　這邊顯示的虛線就不會列印出來了。

二、製作信封名條格式

這個步驟也是做一次就好，以後每個月不用重做。

１．［郵件］＞［選取收件者］＞［使用現有清單］

　　選取第一大步驟（上一篇）做好的那張Excel本月正航名單。

２．選擇Excel頁面（Page）。

　　選擇要拋出成名條那個頁面，預設應該只有一頁。

３．［郵件］＞［插入合併欄位］

　　從這裡點選需要的欄位。

４．範例我先用收件人姓名、郵遞區號和地址。

　　這一行直接複製貼上到右邊那格，但最前面還要加上一個＂下一筆紀錄＂。
　　這個＂下一筆紀錄＂從［郵件］＞［規則］＞［下一筆紀錄］點選即可。

５．複製有下一筆紀錄的那一格的內容，貼到剩餘的所有格子裡。

６．按下［預覽結果］就能預覽名條的樣子。（預覽只有第一頁）

以上就是做一次，以後都不用重做的部分~

～進階篇～

這階段可以把名條做的更好，例如姓名和地址之間的斷行，或對字型大小粗細做設計。　　　　

舉例來說，我更改內容如下。

預覽就是這樣。

直的也是一樣，只是紙張要做橫的，句子方向是直的。(範例如下)

紙張尺寸也是要寫長一點，高度不變。

三、拋出名條～每個月需做的部分

上面表格做好了，就剩表格和Excel檔正航名單（上一篇）的連結了。

有時候開啟上面的Word表格，Word就直接會問要連結哪個Excel名單，此時就選擇要用的名單就可。

如果Word沒有問，就照下方手動調整：

１．開啟之前已經做好表格（如上，步驟二）。

２．［郵件］＞［選取收件者］＞［使用現有清單］

　　選擇本月的Excel檔。如此即可。

３．［郵件］＞［完成與合併］

　　預設［全部］不變，按確定即可。

４．此時Word會產生一個新的文件，也就是直接存檔也不會覆蓋原本表格紀錄

　　此文件包含完整的名條。

　　因我的範本只有22筆紀錄，所以只有一張多一行😅

５．印前整理。

　　５－１．必把下方多出來的＂先生／小姐＂都手動刪除，不然都會印出來喔～

　　５－２．視個人情況，像這間公司沒有聯絡人，後面有先生小姐就很怪，我會手動刪除。

　　　　　　另外如有已知性別的客人，我也會把不適用的稱謂刪除。

６．放標籤貼紙到印表機列印。完成。

作者Author 寒香子
覺得「自己的興趣明明也沒有那麼冷門」，卻永遠找不到同好，習慣在小窩裡自言自語。
自閉久了，不習慣和人溝通，怠慢請多見諒。其他請見關於我。